Bewaarplicht voor ondernemers: Wat moet je bewaren, en hoe lang?

⏰ Leestijd: 3-4 minuten

📁 Bewaarplicht voor ondernemers: Wat moet je bewaren – en hoe lang?

“Moet ik dit bonnetje écht bewaren?” Is een veel gestelde vraag, en het antwoord is volmondig ja. Je administratie bijhouden is misschien niet het leukste onderdeel van ondernemen, maar wel essentieel. Zeker als de Belastingdienst langskomt of als je zelf overzicht wilt houden. In deze blog leggen we uit wat je precies moet bewaren, hoe lang je dat moet doen, en hoe je dit eenvoudig aanpakt. Zo houd je alles netjes bij elkaar.

Waarom moet je administratie bewaren?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie goed te bewaren. De Belastingdienst moet namelijk achteraf kunnen controleren of je aangiften kloppen. Dit betreft niet alleen je boekhouding, maar ook alle documenten die inzicht geven in je inkomsten, kosten en bezittingen. Denk hierbij aan verkoopfacturen, bonnetjes, bankafschriften en contracten.

En nee, die schoenendoos vol losse papieren op zolder voldoet niet aan de wettelijke eis van een “overzichtelijke administratie”. 😉

Hoe lang moet je administratie bewaren?

De algemene wettelijke bewaartermijn voor ondernemers bedraagt 7 jaar. Voor sommige documenten geldt echter een langere bewaarplicht. Hieronder een handig overzicht:

📌 7 jaar bewaren:

• Verkoop- en inkoopfacturen

• Bankafschriften

• Kassabonnen

• Jaarrekeningen en grootboek

• Correspondentie met de Belastingdienst

• Kilometerregistratie (auto van de zaak)

• Afschrijvingsdocumenten en investeringsdocumenten

📌 10 jaar bewaren:

Voor onroerend goed (bijvoorbeeld je bedrijfspand) geldt een bewaarplicht van 10 jaar. Dit hangt samen met de btw-herzieningsperiode voor onroerende zaken.

Digitale administratie bewaren

Ook gegevens uit je boekhoudprogramma moeten 7 jaar bewaard blijven. Zorg daarom altijd voor een betrouwbare back-up, zodat je ze niet kwijtraakt bij een crash of wanneer je overstapt van software.

Wat valt er precies onder je administratie?

Administratie is breder dan alleen facturen. Hieronder valt alles wat relevant is voor je bedrijfsvoering en belastingaangifte:

• Inkoop- en verkoopadministratie

• Kasadministratie

• Voorraadadministratie

• Debiteuren- en crediteurenadministratie

• Contracten, offertes en orderbevestigingen

• Agenda’s, rittenregistraties en urenregistraties (belangrijk voor het urencriterium)

Praktische tip:

Scan of fotografeer bonnetjes direct na aankoop en upload ze direct naar je boekhoudprogramma. Zo voorkom je dat je belangrijke bonnetjes verliest vlak voordat je btw-aangifte moet doen.

Hoe moet je administratie bewaard worden?

Je mag administratie zowel digitaal als op papier bewaren, zolang deze volledig, correct en goed raadpleegbaar is. Let erop dat de originele inhoud, formaat en authenticiteit bewaard blijven. Een bonnetje mag je dus scannen, maar zorg ervoor dat deze scan altijd leesbaar én opvraagbaar is.

Maak gebruik van software of werk samen met je boekhouder, bijvoorbeeld met ons bij Voor Elkaar Administratie & Advies, om je administratie eenvoudig en correct op orde te houden.

Administratie bewaren na stoppen met je onderneming

Ook na het beëindigen van je bedrijf blijft de bewaarplicht gelden. De bewaartermijn loopt vanaf het einde van het laatste boekjaar waarin je onderneming actief was. Stop je bijvoorbeeld in 2025, dan moet je je administratie bewaren tot ten minste 1 januari 2033.

Kortom: goede administratie geeft rust

Door je administratie goed te bewaren, voorkom je stress bij controles en heb je altijd inzicht in je financiën. Maak het jezelf gemakkelijk en zet digitale oplossingen in voor extra overzicht.

Wil je hulp bij het opzetten van je administratie, of je huidige administratie eens laten controleren? Bij Voor Elkaar Administratie & Advies helpen we je graag verder. Van bonnetjes tot jaarrekeningen: wij zorgen dat je administratie goed voor elkaar is.