Voorzieningen op de balans: slim reserveren voor kosten die nog komen

⏰ Leestijd: 5-6 minuten

Als ondernemer weet je één ding zeker: niet alle kosten komen netjes tegelijk met de factuur. Soms weet je al dat er uitgaven aankomen, maar ligt de rekening pas volgend jaar op de mat. Denk aan groot onderhoud, een juridisch geschil of kosten die voortkomen uit garanties.
De vraag die wij in de praktijk vaak krijgen: mag ik daar nu al rekening mee houden in mijn winst?

Het korte antwoord: ja, soms wel. Dat doe je via een voorziening.
Maar – en dat is een belangrijke maar – daar zitten duidelijke spelregels aan vast.

In deze blog leggen we uit wat een voorziening is, wanneer je er één mag vormen, waar ondernemers vaak de mist in gaan en wat dit concreet betekent voor jouw bedrijf.

Wat is een voorziening eigenlijk?

Een voorziening is een reserve voor toekomstige uitgaven die je nu al ten laste van je winst mag brengen. Je verlaagt dus je winst in het huidige jaar, omdat je weet dat er later kosten aankomen die hun oorsprong hebben in dit jaar.

Belangrijk om te weten:
Een voorziening is geen spaarpotje en ook geen willekeurige buffer. Het is een fiscale correctie die voortkomt uit goed koopmansgebruik.

Goed koopmansgebruik betekent in normaal Nederlands: Je winst zo eerlijk en realistisch mogelijk bepalen.

Dus: kosten toerekenen aan het jaar waarop ze economisch betrekking hebben, ook als de betaling later plaatsvindt.

Voorzieningen zijn niet letterlijk wettelijk geregeld

Misschien verwacht je nu een wetsartikel uit de Wet Inkomstenbelasting of de Wet Vennootschapsbelasting. Dat is er dus niet. Voorzieningen zijn niet expliciet vastgelegd in de wet, maar zijn ontstaan via rechtspraak en vaste fiscale uitgangspunten.

De Belastingdienst accepteert een voorziening als je voldoet aan drie cumulatieve voorwaarden. En precies daar gaat het in de praktijk vaak mis.

De drie voorwaarden voor een fiscale voorziening

Je mag alleen een voorziening vormen als alle drie de onderstaande voorwaarden worden gehaald.

1. De verplichting vindt haar oorsprong in het huidige jaar

De toekomstige uitgave moet zijn veroorzaakt door feiten of omstandigheden die in dit boekjaar hebben plaatsgevonden.

Voorbeelden uit de praktijk:

- Je hebt dit jaar milieuschade veroorzaakt die je volgend jaar moet saneren

- Je hebt producten verkocht met garantie, waardoor toekomstige herstelkosten te verwachten zijn

- Je bent dit jaar verwikkeld geraakt in een juridisch conflict dat waarschijnlijk kosten met zich meebrengt

Wat niet mag:

- Sparen voor groot onderhoud dat nog nergens uit voortvloeit

- Een voorziening vormen “voor de zekerheid”

- Kosten die pas ontstaan door toekomstige beslissingen

Twijfel je? Stel jezelf de vraag: zou deze verplichting er ook zijn als dit jaar niet had bestaan? Is het antwoord nee, dan zit je vaak goed.

2. Er is een redelijke mate van zekerheid dat de kosten zich zullen voordoen

Je hoeft niet 100% zeker te zijn, maar het mag ook geen vage inschatting zijn.

✔ Wel acceptabel:

• Een lopende rechtszaak met een reële kans op verlies

• Garantieverplichtingen gebaseerd op historische cijfers

• Een onderhoudsverplichting die contractueel vastligt

✖ Niet acceptabel:

• “Het zou kunnen dat…”

• Algemene risico’s zonder concrete aanleiding

• Kosten die afhankelijk zijn van toekomstige keuzes

De Belastingdienst kijkt hier kritisch naar. Hoe beter je kunt onderbouwen waarom de kosten gaan komen, hoe sterker je staat.

3. De kosten zijn toe te rekenen aan dit jaar

Tot slot moeten de kosten economisch gezien bij dit jaar horen. Het gaat dus niet om het moment van betalen, maar om het moment waarop de verplichting is ontstaan.

Een klassiek voorbeeld:

- Je verkoopt dit jaar machines met garantie

- Statistisch weet je dat daar volgend jaar reparatiekosten uit voortkomen
➡️ Dan horen die kosten (deels) bij dit jaar

Hoe hoog mag een voorziening zijn?

Een voorziening moet worden opgenomen tegen een realistische schatting van de toekomstige uitgaven.

Dat betekent:

• Geen afgeronde “mooie” bedragen

• Geen maximale inschattingen “om safe te zitten”

• Maar: een goed onderbouwde raming

In de praktijk baseren wij dit bijvoorbeeld op:

• offertes

• ervaringscijfers uit eerdere jaren

• correspondentie met advocaten of adviseurs

• onderhoudsplannen of contracten

Belangrijk: de voorziening mag niet hoger zijn dan nodig. Wanneer later blijkt dat de kosten lager uitvallen? Dan valt het verschil vrij in de winst van dat jaar.

Veelgemaakte fouten bij voorzieningen

In onze adviespraktijk zien we steeds dezelfde valkuilen terugkomen:

❌ “Ik wil mijn winst wat drukken”

Dat is geen reden voor een voorziening. De fiscale onderbouwing moet altijd leidend zijn.

❌ Voorzieningen verwarren met reserveringen

Een reservering in je eigen administratie of op je spaarrekening is iets heel anders dan een fiscale voorziening.

❌ Geen bewijsstukken vastleggen

Zonder onderbouwing sta je bij een controle zwak. Denk aan begrotingen, contracten en correspondentie.

❌ Een voorziening laten staan terwijl de reden is verdwenen

Een voorziening moet jaarlijks opnieuw beoordeeld worden. Bestaat de verplichting nog? Klopt het bedrag nog?

Praktisch: welke stukken moet je vastleggen?

Voor een goede dossiervorming (en om discussie te voorkomen) is het belangrijk dat je je voorziening kunt onderbouwen. In de praktijk werken wij met een vaste checklist, waarin onder andere wordt vastgelegd:

- een begroting van de verwachte uitgaven

- een overzicht van lopende procedures

- bewijsstukken waaruit de verplichting blijkt

- eventuele offertes of brieven van adviseurs

Deze aanpak helpt om bij controle duidelijk te maken waarom een voorziening is gevormd en hoe deze is berekend .

Wat betekent dit concreet voor jouw onderneming?

Voorzieningen kunnen fiscaal interessant zijn, maar alleen als ze correct worden toegepast. Een juiste voorziening:

• zorgt voor een realistischer winst

• voorkomt schommelingen in resultaten

• sluit beter aan bij de economische werkelijkheid van je onderneming

Maar een onjuiste voorziening kan leiden tot:

• correcties bij een controle

• naheffingen en rente

• onnodige discussies met de Belastingdienst

Daarom kijken wij hier altijd kritisch en praktisch naar: past dit bij jouw situatie, jouw branche en jouw cijfers?

Tot slot: zie een voorziening niet als trucje, maar als hulpmiddel

Een voorziening is geen fiscale truc en ook geen standaardpost. Het is een hulpmiddel om je winst op een eerlijke manier te bepalen. Soms is een voorziening heel logisch, soms juist niet.

Loop jij ook tegen vragen aan over voorzieningen? Twijfel je of een toekomstige kostenpost wel of niet ten laste van je winst mag komen? Of wil je gewoon even sparren over wat in jouw situatie verstandig is?

👉 We kijken graag met je mee.