AI gebruiken als ondernemer: vijf afspraken die je vandaag moet maken

⏰ Leestijd: 6-7 minuten

Een offerte laten herschrijven, een lange e-mail samenvatten of ideeën bedenken voor een socialmediabericht: steeds meer ondernemers gebruiken AI-tools zoals ChatGPT, Copilot of Gemini. Logisch ook, want AI kan veel tijd besparen en helpt je om sneller tot een eerste opzet te komen.

Maar AI is geen collega die zelf verantwoordelijkheid draagt. Voer je zonder nadenken een klantdossier in? Dan kan vertrouwelijke informatie op een verkeerde plek terechtkomen. Neem je een fout antwoord klakkeloos over in een offerte of advies? Dan ziet je klant nog steeds jouw naam onderaan het document.

AI gebruiken binnen je bedrijf mag dus zeker, maar wel met duidelijke grenzen. In deze blog bespreken we vijf afspraken die ieder klein bedrijf vandaag al zou moeten maken.

Nieuwe regels voor AI: wat speelt er?

De Europese AI-verordening wordt stap voor stap ingevoerd. Sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI gebruiken aandacht besteden aan AI-geletterdheid. Dat betekent dat medewerkers die met AI werken voldoende moeten begrijpen wat de mogelijkheden, beperkingen en risico’s zijn. Daarvoor is niet altijd een uitgebreide opleiding nodig. Een praktische instructie die past bij de gebruikte tool en het risico kan voor een klein bedrijf al een goede basis zijn.

De Europese Commissie noemt als voorbeeld zelfs een bedrijf dat ChatGPT gebruikt om een advertentietekst te schrijven of te vertalen. Ook dan moeten medewerkers weten dat AI bijvoorbeeld overtuigend klinkende, maar onjuiste informatie kan geven.

Vanaf 2 augustus 2026 gelden daarnaast specifieke transparantieverplichtingen voor bepaalde AI-systemen en AI-gegenereerde inhoud. Dat betekent overigens niet dat straks onder iedere e-mail, offerte of blog moet staan dat AI is gebruikt. Verderop leggen we uit wanneer transparantie wél belangrijk of verplicht is.

Afspraak 1: bepaal welke AI-tools je waarvoor mag gebruiken

De eerste stap is niet: iedereen een account geven en kijken wat er gebeurt. Maak eerst een korte lijst van goedgekeurde AI-tools en leg vast waarvoor je deze mag gebruiken.

AI is bijvoorbeeld prima inzetbaar voor:

• brainstormen over onderwerpen;
• herschrijven van algemene teksten;
• maken van een opzet voor een presentatie;
• samenvatten van openbare informatie;
• opstellen van een algemene checklist of standaardtekst.

Meer voorzichtigheid is nodig wanneer AI wordt gebruikt voor bijvoorbeeld personeelsselectie, klantbeoordelingen, financiële berekeningen of juridisch, fiscaal of medisch advies. In zulke situaties kunnen fouten, vooroordelen of verkeerde conclusies veel grotere gevolgen hebben.

Controleer per tool in ieder geval:

• welke gegevens worden opgeslagen;
• of ingevoerde informatie wordt gebruikt om het systeem verder te trainen;
• wie toegang kan krijgen tot de gegevens;
• waar de gegevens worden verwerkt;
• welke afspraken met de aanbieder gelden;
• of medewerkers een zakelijk, goedgekeurd account gebruiken.

Een betaald account is niet automatisch veilig. De instellingen, contractvoorwaarden en manier waarop je de tool gebruikt, bepalen uiteindelijk of deze geschikt is voor zakelijk gebruik.

Afspraak 2: voer niet zomaar klantgegevens of vertrouwelijke informatie in

Mag je klantgegevens invoeren in ChatGPT of een andere AI-tool? Het veiligste uitgangspunt is: nee, tenzij vooraf duidelijk is beoordeeld dat dit noodzakelijk, toegestaan en goed beveiligd is.

Denk bij persoonsgegevens niet alleen aan een naam of e-mailadres, maar ook aan:

• adressen en telefoonnummers;
• BSN- en klantnummers;
• salaris- en personeelsgegevens;
• medische informatie;
• belastingaangiften en financiële overzichten;
• contracten, dossiers en correspondentie;
• combinaties van gegevens die alsnog naar een persoon te herleiden zijn.

De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat het invoeren van persoonsgegevens in een AI-chatbot tot een datalek kan leiden. Ook wanneer het gebruik van AI binnen een organisatie is toegestaan, kan de verwerking in strijd zijn met de AVG als er geen geldige grondslag, duidelijke noodzaak of goede afspraken met de aanbieder zijn.

Wil je AI toch gebruiken bij een klantcasus? Maak de informatie dan eerst écht anoniem. Alleen een naam verwijderen is vaak niet voldoende. Ook een adres, bijzonder bedrag, bedrijfsnaam of combinatie van omstandigheden kan iemand herkenbaar maken. Werk liever met fictieve namen, afgeronde bedragen en alleen de informatie die noodzakelijk is voor de vraag.

Vergeet daarnaast de bedrijfsgevoelige informatie niet. Een nog niet gepubliceerde jaarrekening, offerte, overnameplan, wachtwoord, interne notitie of contract onder geheimhouding hoort evenmin in een niet-goedgekeurde AI-tool.

Een handige vuistregel: zou je deze informatie niet zonder beveiliging naar een onbekende externe partij mailen? Voer deze dan ook niet zomaar in een AI-chatbot in.

Afspraak 3: laat ieder AI-resultaat door een mens controleren

AI kan heel overtuigend klinken en tóch een antwoord verzinnen. Dit wordt ook wel ‘hallucineren’ genoemd. Een niet-bestaand wetsartikel, een fout belastingtarief of een verkeerd opgeteld bedrag kan daardoor ongemerkt in een tekst terechtkomen.

Spreek daarom af dat AI nooit zelfstandig een offerte, advies, aangifte, arbeidsovereenkomst of ander belangrijk document afrondt. Laat een medewerker met voldoende kennis altijd controleren op:

• feiten, bedragen en data;
• namen en klantgegevens;
• bronnen en verwijzingen;
• juridische en fiscale juistheid;
• volledigheid en relevante uitzonderingen;
• toon, context en mogelijke vooroordelen.

Hoe groter het gevolg van een fout, hoe zwaarder de controle moet zijn. Een idee voor een Instagrambericht vraagt om een andere beoordeling dan een fiscaal advies of een brief over het functioneren van een medewerker.

AI kan je dus helpen om efficiënter te werken, net zoals slimme software dat doet bij efficiënt boekhouden. Maar de eindcontrole blijft mensenwerk. Leg daarom ook vast wie de definitieve versie goedkeurt voordat deze naar een klant, medewerker of andere partij gaat.

Afspraak 4: bepaal wanneer je vertelt dat AI is gebruikt

Moet je altijd melden dat een tekst of afbeelding met AI is gemaakt? Nee, daarvoor bestaat geen algemene verplichting.

Vanaf 2 augustus 2026 gelden onder de Europese AI-verordening wel specifieke transparantieregels. Zo moet iemand in principe weten wanneer die rechtstreeks met een AI-systeem communiceert, bijvoorbeeld via een chatbot. Ook moet duidelijk worden gemaakt wanneer beeld, audio of video een deepfake is.

Voor AI-gegenereerde tekst geldt een meldplicht wanneer deze wordt gepubliceerd om het publiek te informeren over een onderwerp van publiek belang. Volgens artikel 50 van de AI-verordening geldt daarop een uitzondering wanneer de tekst door een mens is beoordeeld of redactioneel is gecontroleerd én een persoon of organisatie de redactionele verantwoordelijkheid draagt.

Laat je AI alleen meedenken over de structuur van een blog, controleer en bewerk je de tekst zelf en publiceer je deze onder verantwoordelijkheid van je bedrijf? Dan hoef je niet automatisch een AI-label toe te voegen. Bij een volledig gegenereerde publicatie zonder echte menselijke controle kan dat anders liggen.

Los van de wettelijke verplichting kan openheid soms gewoon verstandig zijn. Bijvoorbeeld bij een AI-gegenereerde afbeelding van een echt persoon, een chatbot op je website of inhoud waarbij de lezer ervan uitgaat dat een specialist deze persoonlijk heeft gemaakt. Transparantie helpt dan om vertrouwen te behouden.

Afspraak 5: leg vast wie verantwoordelijk is en bewaar wat nodig is

“Maar ChatGPT zei het” is geen geldig excuus richting een klant, medewerker of de Belastingdienst. Als ondernemer blijf je verantwoordelijk voor de keuzes die je maakt, de gegevens die je deelt en de inhoud die je verstuurt.

Een intern AI-beleid hoeft voor een klein bedrijf geen document van twintig pagina’s te zijn. Begin met één duidelijke pagina waarop staat:

• welke AI-tools zijn goedgekeurd;
• voor welke werkzaamheden je AI wel en niet mag gebruiken;
• welke gegevens nooit mogen worden ingevoerd;
• wie de uitkomst controleert en goedkeurt;
• wanneer je het gebruik van AI vermeldt;
• bij wie medewerkers een fout of mogelijk datalek melden;
• wanneer medewerkers uitleg of een korte training krijgen.

Houd daarnaast bij welke AI-toepassingen binnen je bedrijf worden gebruikt en bespreek de afspraken regelmatig met je team. Daarmee geef je praktisch invulling aan AI-geletterdheid en voorkom je dat medewerkers op eigen initiatief allerlei gratis tools gaan gebruiken.

Ook je dossiervorming blijft belangrijk. Niet iedere losse prompt hoeft automatisch jarenlang te worden bewaard. Maar als een berekening, advies of beslissing onderdeel is van je administratie of fiscale onderbouwing, bewaar dan in ieder geval de oorspronkelijke stukken, gebruikte bronnen, definitieve berekening en menselijke beoordeling. Lees hiervoor ook onze blogs over de bewaarplicht voor ondernemers en een goede voorbereiding op een controle van de Belastingdienst.

AI als hulpmiddel, niet als eindverantwoordelijke

AI biedt ondernemers volop kansen. Het kan standaardwerk versnellen, inspiratie geven en helpen om processen slimmer in te richten. Zoals we ook schreven in onze blog over ondernemen in 2026, wordt AI steeds meer een vaste collega binnen bedrijven.

Maar net als bij een nieuwe collega zijn goede afspraken nodig. Bepaal welke tools je gebruikt, bescherm klantgegevens, controleer de uitkomsten, wees transparant waar dat nodig is en wijs altijd een verantwoordelijke aan. Zo benut je de voordelen van AI zonder de grip op je bedrijf te verliezen.

Wil je je processen slimmer inrichten en tegelijk zorgen dat je administratie en dossiervorming op orde blijven? Bij Voor Elkaar Administratie & Advies kijken we graag met je mee. Zo maken we innovatie praktisch én houden we de basis goed voor elkaar.