Zakelijke kosten aftrekken: wat mag wel en wat niet?

⏰ Leestijd: 4-5 minuten

Een van de leukste voordelen van ondernemen is dat je zakelijke kosten mag aftrekken. Maar veel starters vragen zich af: welke kosten mag ik aftrekken en welke niet? Het antwoord is soms minder zwart-wit dan je denkt. In deze blog leggen we stap voor stap uit wat je wél en niet mag aftrekken, geven we herkenbare voorbeelden en delen we praktische tips om gedoe met de Belastingdienst te voorkomen.

Wat zijn zakelijke kosten en welke mag je aftrekken?

Zakelijke kosten zijn uitgaven die je maakt om je onderneming te runnen of om omzet te behalen. Het uitgangspunt van de Belastingdienst is: als de kosten een duidelijk zakelijk karakter hebben, mag je ze aftrekken.

👉 Voorbeelden van typische aftrekbare kosten voor ondernemers:

- Kantoorartikelen zoals papier, mappen, pennen.

- Een laptop, tablet of telefoon die je zakelijk gebruikt.

- Bedrijfskosten zoals huur van een werkruimte of software.

- Reiskosten voor klantbezoeken of zakelijke afspraken.

- Marketing en reclame: advertenties, website, visitekaartjes.

Wat mag je niet aftrekken als ondernemer?

Niet alles wat je uitgeeft kun je zomaar opvoeren als zakelijke kosten. De Belastingdienst kijkt streng naar uitgaven die ook een privékarakter hebben.

👉 Voorbeelden van kosten die je niet mag aftrekken:

- Boodschappen of etentjes die privé zijn.

- Kleding die je ook in je vrije tijd kunt dragen (tenzij het écht bedrijfskleding is met logo).

- Vakanties, ook niet als je ‘een klant bezoekt’ tussendoor.

Gedeeltelijk aftrekbare kosten voor ondernemers

Sommige kosten mag je deels aftrekken, bijvoorbeeld als je ze zowel privé als zakelijk gebruikt.

Auto van de zaak: gebruik je de auto ook privé, dan moet je een bijtelling doen. Gebruik je je privéauto zakelijk? Dan mag je €0,23 per zakelijke kilometer (2025) aftrekken.

Thuiswerkplek: huur of hypotheek van je woning is bijna nooit aftrekbaar. Alleen als er sprake is van een ‘zelfstandige werkruimte’ met eigen ingang en sanitair én je daar het grootste deel van je inkomen verdient, kun je dit aftrekken. Dit komt zelden voor bij zzp’ers. Wél aftrekbaar zijn spullen zoals een bureaustoel, printer of laptop die je zakelijk gebruikt.

Zakelijke maaltijden: een etentje met een klant mag je deels aftrekken (meestal 80%), maar nooit volledig.

Representatiekosten: zoals zakelijke etentjes, koffie met klanten of een borrel. Deze zijn meestal beperkt aftrekbaar (80%).

Studiekosten en opleidingen: een cursus of opleiding die direct aansluit bij jouw onderneming mag je volledig aftrekken. Een hobbycursus zonder zakelijk nut niet.

👉 Voorbeeld: volg je als grafisch vormgever een cursus Adobe Illustrator, dan mag je die volledig aftrekken. Kies je voor een cursus Italiaans koken terwijl je daar zakelijk niets mee doet, dan is dit géén zakelijke kostenpost.

Belastingvoordelen bij investeringen

Doe je grotere investeringen in een jaar? Dan kom je misschien in aanmerking voor de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Dit is een extra aftrekpost die starters vaak over het hoofd zien.

Meer weten? Lees onze blog Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA): fiscaal voordeel bij investeren.

Hoe bewijs je zakelijke kosten?

De Belastingdienst kan altijd vragen om bewijs. Zorg daarom dat je je kosten goed vastlegt.

- Bewaar facturen en bonnetjes digitaal.

- Betaal zakelijke kosten zoveel mogelijk met je zakelijke rekening.

- Noteer bij twijfelgevallen waarom een uitgave zakelijk is.

Wil je weten waar de Belastingdienst precies op let? Lees ook onze blog Controle van de Belastingdienst: zo ben je goed voorbereid.

Conclusie: zakelijke kosten aftrekken doe je bewust

Zakelijke kosten aftrekken kan je flink belastingvoordeel opleveren, maar alleen als je het goed en eerlijk doet. Wees kritisch: vraag je bij elke uitgave af of deze écht zakelijk is. Bewaar altijd bewijs en gebruik je gezonde verstand. Zo haal je maximaal voordeel, zonder gedoe met de Belastingdienst.

Twijfel je of een kostenpost aftrekbaar is in jouw situatie? We kijken graag met je mee, zodat jij geen voordeel laat liggen en zorgeloos verder kunt ondernemen.

FAQ: veelgestelde vragen over zakelijke kosten aftrekken

1. Mag ik mijn telefoon aftrekken als zakelijke kosten?

Ja, maar alleen het zakelijke deel. Gebruik je de telefoon 70% zakelijk en 30% privé, dan mag je 70% aftrekken.

2. Mag ik mijn werkplek thuis aftrekken?

Alleen als je een zelfstandige werkruimte hebt met eigen ingang en sanitair. In de praktijk komt dit zelden voor. Wel aftrekbaar: bureaustoel, printer, laptop en andere spullen die je zakelijk gebruikt.

3. Hoe zit het met zakelijke lunches of diners?

Deze kosten zijn deels aftrekbaar (meestal 80%). Privé-etentjes kun je nooit opvoeren.

4. Zijn studiekosten aftrekbaar?

Ja, als ze direct te maken hebben met je onderneming. Denk aan een vakopleiding, workshop of cursus. Een hobbycursus mag je niet aftrekken.

5. Hoe lang moet ik bonnetjes en facturen bewaren?

Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Voor onroerend goed geldt zelfs 10 jaar.
Wil je precies weten welke documenten je moet bewaren en voor hoe lang? Lees dan onze blog Bewaarplicht voor ondernemers: wat moet je bewaren en hoe lang.