Zwanger en ondernemer: wat moet je financieel en praktisch regelen?

⏰ Leestijd: circa 10-12 minuten

Een kindje op komst is bijzonder. Tegelijkertijd stopt je bedrijf niet vanzelf zodra je met verlof wilt. Klanten blijven mailen, vaste lasten lopen door en deadlines houden geen rekening met je zwangerschap. Als ondernemer moet je daarom niet alleen nadenken over de babykamer, maar ook over je inkomen, planning en de continuïteit van je onderneming.

Gelukkig is er voor zwangere zelfstandigen de ZEZ-uitkering. Toch is deze uitkering meestal niet voldoende om het volledige inkomensverlies op te vangen. Een goede voorbereiding bestaat daarom uit meer dan alleen een aanvraag bij het UWV.

In deze blog leggen we uit wat je moet weten over de ZEZ-uitkering, het urencriterium, je belastingaangifte en je financiële buffer. Ook bespreken we hoe je jouw werkzaamheden overdraagt en wat je na de geboorte regelt voor kinderopvang, pensioen en de bescherming van je gezin.

Wanneer heb je recht op een ZEZ-uitkering?

ZEZ staat voor Zelfstandige en Zwanger. Het is een zwangerschaps- en bevallingsuitkering voor vrouwen die niet, of niet volledig, via een werkgever verzekerd zijn.

Je kunt onder meer in aanmerking komen als je:

• zelfstandig ondernemer bent, bijvoorbeeld met een eenmanszaak of als vennoot in een VOF;
• zelfstandig beroepsbeoefenaar bent, zoals freelancer, artiest of huisarts;
• meewerkt in de onderneming van je partner;
• directeur-grootaandeelhouder (DGA) bent en niet op de gebruikelijke manier onder de werknemersverzekeringen valt.

Werk je daarnaast ook in loondienst of ben je vrijwillig verzekerd voor de Ziektewet bij het UWV? Dan kan er naast of in plaats van de ZEZ-uitkering een andere zwangerschaps- en bevallingsuitkering gelden. Bij een vrijwillige Ziektewetverzekering bedraagt die uitkering in beginsel 100% van het verzekerde dagloon. Laat in zo’n situatie vooraf controleren welke regeling op jou van toepassing is.

Hoelang duurt de ZEZ-uitkering?

De ZEZ-uitkering duurt minimaal zestien weken. Je kiest zelf wanneer de uitkering ingaat: tussen zes en vier weken vóór de dag na je uitgerekende datum. Na de bevalling heb je altijd recht op minimaal tien weken uitkering.

Wordt je kindje eerder geboren? Dan worden de niet-gebruikte dagen van de periode vóór de bevalling opgeteld bij de periode erna. Wordt je kindje later geboren? Dan duurt de totale uitkeringsperiode langer dan zestien weken.

Ben je zwanger van een tweeling of meerling? Dan duurt de ZEZ-uitkering minimaal twintig weken.

Goed om te weten: als zelfstandige heb je geen werkgever die je formeel verlof geeft. Het UWV staat toe dat je tijdens de ZEZ-periode blijft werken en kort de uitkering daar niet voor. Toch is het verstandig om de regeling te gebruiken waarvoor deze bedoeld is: financiële ruimte creëren om rust te nemen, te herstellen en tijd met je kindje door te brengen.

Hoe hoog is de ZEZ-uitkering?

De maximale ZEZ-uitkering is gelijk aan het wettelijk minimumloon. Hoeveel je precies ontvangt, hangt vooral af van de uren die je als zelfstandige hebt gewerkt in het kalenderjaar vóór het jaar waarin de uitkering ingaat.

Minimaal 1.225 uur gewerkt

Heb je in dat voorafgaande kalenderjaar minimaal 1.225 uur als zelfstandige gewerkt? Dan ontvang je in principe de maximale ZEZ-uitkering.

Minder dan 1.225 uur gewerkt

Heb je minder dan 1.225 uur gewerkt? Dan kijkt het UWV naar je winst of inkomsten. Daarbij wordt gekeken naar het kalenderjaar vóór het jaar waarin je uitkering ingaat, of naar het gemiddelde van de vijf voorafgaande kalenderjaren als dat voor jou gunstiger is. Ben je korter dan vijf jaar ondernemer, dan houdt het UWV daar rekening mee.

De uitkering is nooit hoger dan het minimumloon. Het UWV houdt loonheffing in, waardoor het nettobedrag lager is dan het brutobedrag. Verdien je normaal gesproken meer, dan ontstaat dus al snel een verschil tussen je gebruikelijke inkomen en je inkomen tijdens het verlof. Zie de ZEZ-uitkering daarom als een basisvoorziening en niet als volledige vervanging van je omzet of winst.

Wanneer vraag je de ZEZ-uitkering aan?

Je vraagt de ZEZ-uitkering online aan via Mijn UWV. Aanvragen kan tussen vier en twee weken vóór de datum waarop je de uitkering wilt laten ingaan.

Voor de aanvraag heb je in ieder geval informatie nodig over:

• je uitgerekende datum;
• je gewerkte uren;
• je winst of inkomsten;
• je laatste aangifte inkomstenbelasting of belastingaanslag;
• je zwangerschapsverklaring van de huisarts of verloskundige.

Wacht niet tot het laatste moment. Controleer ruim vooraf of je kunt inloggen bij Mijn UWV en leg je urenregistratie en fiscale gegevens alvast klaar.

Hoe verwerk je de ZEZ-uitkering in je belastingaangifte?

Een ZEZ-uitkering van het UWV hoort fiscaal niet bij de winst uit je onderneming. Je verwerkt het bedrag dus niet als omzet of overige bedrijfsopbrengst in je boekhouding. In de aangifte inkomstenbelasting geef je de uitkering aan als loon. Gebruik daarvoor de jaaropgaaf van het UWV en controleer ook de ingehouden loonheffing.

Dat onderscheid is belangrijk. Omdat de ZEZ-uitkering geen ondernemingswinst is, valt deze niet onder de mkb-winstvrijstelling en andere regelingen die over je winst worden berekend. De uitkering telt wel mee in je belastbare inkomen in box 1 en daarmee in beginsel ook in je toetsingsinkomen voor toeslagen.

Wat betekent zwangerschap voor het urencriterium?

Voor onder meer de zelfstandigenaftrek geldt normaal gesproken een urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar. Een periode van zwangerschapsverlof kan het lastig maken om dit aantal te halen.

Daarom geldt een bijzondere regel: onderbreek je jouw werkzaamheden vanwege je zwangerschap, dan mogen de niet-gewerkte uren over in totaal maximaal zestien weken toch meetellen als gewerkte uren.

Blijf je uren wel zorgvuldig bijhouden. Leg vast:

• hoeveel uur je vóór je verlof normaal gesproken werkte;
• wanneer je de werkzaamheden hebt onderbroken;
• welke werkzaamheden je tijdens de zwangerschap eventueel nog wel uitvoert;
• welke periode je als zwangerschapsonderbreking meetelt.

De zestienwekenregeling betekent niet dat je zonder onderbouwing zomaar een vast aantal uren mag toevoegen. Je moet aannemelijk kunnen maken hoeveel uur je normaal gesproken in die periode aan je onderneming zou hebben besteed.

Meer weten over de algemene voorwaarden en een goede administratie? Lees dan ook onze blog Het urencriterium: slim je uren bijhouden als ondernemer.

Maak een financiële verlofbegroting

Een goede voorbereiding begint met inzicht. Maak daarom niet alleen een begroting voor je bedrijf, maar ook voor je privésituatie. Zet voor de periode vóór, tijdens en na je verlof op een rij:

• hoeveel omzet waarschijnlijk wegvalt;
• welke inkomsten wel doorlopen;
• hoe hoog je verwachte ZEZ-uitkering is;
• welke zakelijke vaste lasten blijven bestaan;
• hoeveel je privé iedere maand nodig hebt;
• welke extra kosten je verwacht voor vervanging, kinderopvang en de baby;
• welke bedragen je nog moet reserveren voor btw en inkomstenbelasting.

Let vooral op het verschil tussen omzet, winst en geld op de bank. Een goed gevulde rekening betekent niet automatisch dat alles vrij besteedbaar is. De btw die je hebt ontvangen en de reservering voor je inkomstenbelasting zijn geen verlofpotje.

Kijk ook naar de maanden ná je verlof. Misschien begin je rustig, heb je minder opvang dan gewenst of duurt het even voordat nieuwe opdrachten weer tot omzet leiden. Bouw daarom ruimte in voor een geleidelijke terugkeer.

Meer praktische tips vind je in Geld apart zetten als ondernemer: zo voorkom je verrassingen en Financieel management en planning.

Praktische manieren om meer financiële ruimte te maken

• Bouw tijdig een aparte verlofbuffer op.
• Factureer afgeronde werkzaamheden vóór je verlof en volg openstaande facturen actief op.
• Stel grotere niet-noodzakelijke investeringen zo nodig uit.
• Bespreek op tijd of een voorlopige aanslag moet worden aangepast.
• Controleer je geschatte inkomen voor toeslagen en wijzig dit wanneer de verwachting verandert.
• Maak duidelijke afspraken over de kosten van een tijdelijke vervanger.

Hoe groot je buffer moet zijn, verschilt per onderneming en huishouden. Kijk daarom naar jouw werkelijke vaste lasten en het omzetverlies dat niet door de ZEZ-uitkering wordt opgevangen.

Keert je arbeidsongeschiktheidsverzekering ook uit?

Heb je een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)? Controleer dan de polisvoorwaarden. Sommige verzekeringen kennen een aparte zwangerschapsuitkering, maar de voorwaarden verschillen sterk. Denk aan een minimale periode waarin je al verzekerd moet zijn, een wachttijd, de hoogte van het verzekerde bedrag en mogelijke verrekening met de ZEZ-uitkering.

Een normale zwangerschap wordt bovendien niet automatisch gezien als arbeidsongeschiktheid. Bij medische complicaties kunnen weer andere voorwaarden gelden.

Neem daarom vroeg in de zwangerschap contact op met je verzekeraar of adviseur. Vraag om een schriftelijke bevestiging van het bedrag, de uitkeringsperiode en eventuele verrekeningen. Dan weet je waar je financieel aan toe bent.

Zorg dat je bedrijf ook zonder jou verder kan

Financiën zijn belangrijk, maar rust ontstaat pas echt als je weet dat je bedrijf niet volledig van jouw dagelijkse aanwezigheid afhankelijk is.

Informeer klanten op tijd

Vertel vaste klanten wanneer je verlof ingaat, hoelang je naar verwachting afwezig bent en bij wie zij terechtkunnen. Maak ook duidelijk of je e-mail tijdens je verlof wordt gelezen. Een automatische afwezigheidsmelding voorkomt onduidelijkheid.

Je hoeft je zwangerschap niet direct met iedereen te delen. Kies een moment dat voor jou prettig is, maar wacht bij lopende langetermijnopdrachten niet tot vlak voor je verlof.

Maak een goede overdracht

Leg per klant of project vast:

• wat de actuele stand van zaken is;
• welke deadlines tijdens je verlof vallen;
• welke afspraken al zijn gemaakt;
• waar documenten en contactgegevens staan;
• wie beslissingen mag nemen;
• welke zaken echt niet kunnen wachten.

Regel alleen toegang tot systemen en klantgegevens als dat nodig en veilig is. Controleer ook of een vervanger de juiste bevoegdheden, afspraken en verzekeringen heeft.

Automatiseer en plan vooruit

Plan terugkerende facturen, betalingen en berichten waar mogelijk vooraf. Werk administratieve achterstanden weg en controleer welke aangifte- en betalingstermijnen in je verlof vallen. Een actuele administratie maakt het bovendien veel makkelijker om je cashflow te volgen.

Plan je terugkeer niet te strak

Vooraf weet je niet precies hoe de bevalling, het herstel en het ritme met een baby verlopen. Laat daarom ruimte in je agenda en beloof klanten niet direct een volle werkweek. Een rustige opbouw is vaak duurzamer dan meteen weer op honderd procent beginnen.

Lees voor meer praktische handvatten ook Persoonlijke ontwikkeling en werk-privébalans: hoe houd je het vol als ondernemer?.

Wat regel je als je personeel, een compagnon of een BV hebt?

De juiste voorbereiding hangt ook af van je ondernemingsvorm.

Je hebt personeel

Wijs iemand aan voor dagelijkse vragen en leg vast wie opdrachten mag aannemen, betalingen mag goedkeuren en contact onderhoudt met klanten en leveranciers. Zorg dat salarissen, loonheffingen, verlofaanvragen en ziekmeldingen tijdens jouw afwezigheid gewoon worden verwerkt.

Overweeg je voor het eerst iemand aan te nemen als structurele ondersteuning? Bekijk dan ook Je eerste werknemer aannemen: wat moet je regelen?.

Je werkt met een compagnon

Bespreek niet alleen de taakverdeling, maar ook beslissingsbevoegdheid, extra gewerkte uren, vervanging en financiële opnames. Leg tijdelijke afspraken schriftelijk vast. Zo voorkom je dat tijdens of na je verlof discussie ontstaat over inzet en beloning.

Je werkt via een BV

Een BV blijft tijdens jouw verlof gewoon bestaan en houdt haar administratieve, fiscale en eventuele werkgeversverplichtingen. Als DGA moet je daarom zowel naar je persoonlijke uitkeringspositie als naar de continuïteit van de BV kijken.

Controleer of je voor de werknemersverzekeringen verzekerd bent en welke zwangerschapsregeling daarbij hoort. Maak daarnaast afspraken over je salaris, bestuurstaken, tekenbevoegdheid en betalingen. Pas je DGA-loon niet zomaar aan: de fiscale en arbeidsrechtelijke gevolgen moeten apart worden beoordeeld.

Kinderopvang en toeslagen na de geboorte

Kinderopvang is in veel regio’s schaars. Schrijf je daarom vroeg in en denk alvast na over de dagen waarop je na je verlof wilt werken. Houd rekening met een opbouwperiode en een eventuele wachtlijst.

Als ondernemer kun je onder voorwaarden kinderopvangtoeslag krijgen. Tijdens de periode waarin je een ZEZ-uitkering of andere zwangerschapsuitkering ontvangt, blijft het recht op kinderopvangtoeslag in stand. De hoogte hangt onder meer af van het gezamenlijke toetsingsinkomen, het aantal opvanguren en de situatie van een eventuele toeslagpartner.

Doordat je winst tijdelijk kan dalen en je daarnaast een belastbare ZEZ-uitkering ontvangt, kan je jaarinkomen anders uitvallen dan eerder geschat. Controleer daarom je voorlopige aanslag en toeslagen. Een te lage inkomensschatting kan later leiden tot terugbetaling.

Kijk na de geboorte ook of je recht hebt op kinderbijslag en een kindgebonden budget. Sommige regelingen worden automatisch opgestart of toegekend, maar controleer altijd of de gebruikte gegevens en inkomensschatting juist zijn.

Vergeet je pensioen niet

Over een uitkering van het UWV bouw je geen pensioen op. Als ondernemer ben je meestal sowieso zelf verantwoordelijk voor je aanvullende pensioen. Tijdens een periode met minder omzet is de verleiding groot om een automatische pensioeninleg direct stop te zetten.

Dat kan tijdelijk lucht geven, maar kijk eerst naar de gevolgen. Misschien kun je de inleg verlagen in plaats van volledig stoppen. Houd er ook rekening mee dat een lagere winst invloed kan hebben op de fiscale ruimte voor pensioeninleg in een later jaar.

Bekijk jaarlijks opnieuw wat haalbaar en fiscaal verstandig is. In onze blog Pensioenopbouw als ondernemer: zo regel je het slim en fiscaal aantrekkelijk lees je meer over lijfrente, sparen, beleggen en pensioen via de BV.

Testament, voogdij en bescherming van je gezin

Een zwangerschap is ook een logisch moment om stil te staan bij wat er gebeurt als jou of je partner iets overkomt. Dat klinkt misschien zwaar, maar goede afspraken geven juist rust.

Denk onder meer aan:

• het erkennen van het kind en het regelen of controleren van het ouderlijk gezag;
• het aanwijzen van een voogd via een testament of het gezagsregister;
• een testament en eventueel een levenstestament;
• een passende overlijdensrisicoverzekering;
• de vraag of je partner en kind financieel verzorgd achterblijven;
• de voortzetting of overdracht van je onderneming;
• afspraken in een aandeelhouders- of vennootschapsovereenkomst.

Woon je ongehuwd samen en heb je geen geregistreerd partnerschap? Dan erven jij en je partner volgens de wet niet automatisch van elkaar. Juist dan is het belangrijk om een testament en de overige afspraken te laten controleren.

Meer over dit onderwerp lees je in Wettelijke verdeling bij overlijden: bescherm jouw gezin en onderneming met een duidelijk testament.

Checklist: wat regel je wanneer?

Zo vroeg mogelijk

• Bereken het verwachte inkomensverlies.
• Controleer je AOV en eventuele vrijwillige verzekering bij UWV.
• Begin met een aparte verlofbuffer.
• Schrijf je in voor kinderopvang.
• Bespreek taakverdeling en vervanging.
• Controleer testament, gezag, voogdij en verzekeringen.

Enkele maanden vóór je verlof

• Maak een verlof- en liquiditeitsbegroting.
• Werk je administratie en urenregistratie bij.
• Informeer vaste klanten en leveranciers.
• Leg de overdracht en bevoegdheden vast.
• Plan facturatie, belastingaangiften en betalingen.

Vier tot twee weken vóór de gewenste ingangsdatum

• Vraag de ZEZ-uitkering aan bij UWV.
• Controleer je zwangerschapsverklaring en fiscale gegevens.
• Stel je afwezigheidsmelding en bereikbaarheid in.
• Loop de overdracht nog één keer door.

Na de geboorte

• Controleer kinderbijslag, kindgebonden budget en kinderopvangtoeslag.
• Pas je geschatte jaarinkomen en voorlopige aanslag aan als dat nodig is.
• Bewaak je herstel en bouw je werkzaamheden rustig op.
• Evalueer je buffer, pensioeninleg en nieuwe vaste lasten.

Een goede voorbereiding geeft rust

Zwanger zijn en ondernemen vraagt om vooruitdenken. De ZEZ-uitkering biedt een belangrijke basis, maar de echte rust ontstaat wanneer ook je cashflow, klanten, administratie en gezin goed zijn voorbereid.

Begin daarom op tijd en maak één overzicht waarin je financiële, fiscale en praktische acties samenbrengt. Dan weet jij wat er moet gebeuren, weten klanten en collega’s waar ze aan toe zijn en kun je met meer vertrouwen ruimte maken voor je verlof.

Wil je weten wat de ZEZ-uitkering, het urencriterium en een periode met minder omzet voor jouw situatie betekenen? Of wil je samen een verlof- en liquiditeitsplanning maken? Neem gerust contact met ons op. We denken met je mee en zorgen dat je onderneming én je financiën goed voor elkaar zijn.